12 etiquetas básicas por email que todos devem seguir

30 de abril de 2020 0 251

Não há nada que duvide do fato de o email ter revolucionado a maneira como nos comunicamos. E mesmo que as pessoas possam preferir cada vez mais coisas comoredes sociais e aplicativos de mensagens instantâneas hoje em dia, para conversar com amigos, a verdade é que, quando se trata de comunicação adequada, o e-mail ainda é o meio preferido.

De universidades a corporações globais, e de estudantes a CEOs, o email é usado em praticamente todos os lugares e por todos. Dito isto, quase todos nós temos vários endereços de e-mail, com um ou (mais) dos muitosprovedores de email. Mas a verdadeira questão é: estamos confirmando o (s) protocolo (s) de uso adequado de e-mail?

Se você não tiver certeza sobre a resposta, este artigo, sublinhando as etiquetas básicas de e-mail que todos devem seguir, é para você. Então, sem mais delongas, aqui vão eles.

Etiquetas básicas por email

1. Use um endereço de e-mail com aparência profissional

Seu endereço de e-mail é frequentemente considerado indicativo de sua personalidade. Por esse motivo, é importante ter um endereço de e-mail com aparência profissional, geralmente com seu nome e sobrenome formando a parte “nome de usuário” . Isso é ainda mais importante se você pretende usar o endereço de e-mail para comunicação profissional (por exemplo, enviar currículos aos recrutadores, fornecer amostras de trabalho aos clientes).

Se o nome de usuário de sua escolha não estiver disponível, você poderá adicionar um número de sua escolha (por exemplo, data de nascimento) para obter um . Para citar alguns exemplos,[protegido por email] ou [protegido por email]pode ser considerado uma boa escolha. Por outro lado, use algo como[protegido por email] ou [protegido por email], e você pode ter certeza de que seus e-mails nem serão abertos pelos destinatários.

Dica: Na medida do possível, use um endereço de e-mail separado para todas as suas necessidades profissionais. E se você não se importa de gastar alguns dólares, é melhor procurar e-mails hospedados com seu próprio domínio.

2. Sempre inclua um assunto e mantenha-o claro e conciso

O assunto é um dos componentes mais importantes do email , pois fornece imediatamente ao destinatário uma idéia das informações incluídas no email . É por isso que todos os seus e-mails devem ter um assunto, mesmo que o conteúdo não seja tão importante. Deixar a linha de assunto em branco é percebido como descuido por parte do remetente.

Ainda mais importante, a linha de assunto deve ser concisa e objetiva , para que o destinatário possa distinguir o conteúdo do email o mais rápido possível. Alguns exemplos são  Relatório do projeto anexado pesquisa Performance – resposta precoce solicitado e coisas assim.

3. Use fontes padrão e formatação mínima

Não importa o quanto você goste fontes extravagantesvocê tem no seu PC, eles são absolutamente não-não quando se trata de escrever e-mails. Isso porque se você usar uma fonte não padrão e ela não estiver instalada no computador do destinatário, o texto do email não aparecerá como pretendido . Esse é o motivo pelo qual a maioria dos serviços de email possui apenas algumas fontes padrão com e sem serifa (por exemplo, Times New Roman, Arial) disponíveis para compor o email. E você deve cumpri-los.

Além disso, mantenha a formatação no seu email o menos possível. A menos que você precise enfatizar uma determinada seção, linha etc. no conteúdo do e-mail, evite usar realces e cores no texto . De fato , a cor do texto do email deve ser apenas em preto, pois é a mais legível.

4. Evite erros de digitação, uso incorreto da gramática e erros de pontuação

Embora nem todo mundo lá fora tenha uma gramática nazista, e não é criminoso ter um erro de digitação não intencional em seus e-mails, uso incorreto de linguagem, estrutura de sentenças etc., geralmente dá uma impressão negativa ao (s) destinatário (s). Portanto, é extremamente importante que você verifique três vezes a linha de assunto, o corpo e todos os outros elementos de texto de um e-mail inadvertido.erros de gramática e pontuação (e corrija-os, se encontrado), antes de clicar no botão “Enviar”.

Além disso, você nunca deve usar vários sinais de pontuação (por exemplo, !!!) em seus e-mails. O mesmo vale para gírias (por exemplo, LMAO), contrações populares (por exemplo, Gotcha!) E emoticons. Todas essas coisas parecem altamente imaturas e pouco profissionais e são deixadas apenas para redes sociais e bate-papos instantâneos.

Dica:  Sempre cuide de como você coloca as palavras em maiúsculas, frases etc. nos seus emails. Um e-mail (ou qualquer outra coisa, nesse caso) nunca deve ser composto em TODOS OS CAPS, pois é considerado o equivalente da Internet aos gritos.

5. Dê nomes descritivos aos anexos

Geralmente, precisamos enviar / receber vários arquivos como anexos com nossos e-mails. Embora isso seja bastante necessário, nada poderia ser pior do que receber um e-mail carregado com numerosos arquivos nomeados aleatoriamente (por exemplo, 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) que não fazem sentido. Portanto, sempre que você enviar anexos com um email, renomeie-os com alguns nomes de arquivo descritivos, para que o destinatário conheça instantaneamente seu conteúdo, sem precisar abri-los. Por exemplo, se você estiver enviando seu currículo para um possível empregador, atribua a ele um nome como  CurrentResume_JohnDoe . Simples e fácil.

Além disso, se você pretende enviar um grande número (por exemplo, 20) de anexos com um email , é melhor combiná-los em um arquivo compactado primeiro. Para maior clareza, você pode mencionar separadamente detalhes como contagem de anexos, tamanho total do arquivo etc. no texto do corpo do email.

6. Sempre inclua uma assinatura

É necessária uma assinatura para fechar ou finalizar adequadamente o texto do corpo do email . Mais importante, porém, também empresta uma “autenticidade” ao email e seu conteúdo . Portanto, todos os seus e-mails devem ter sua assinatura incluída. Basta criar e salvar uma assinatura nas configurações do e-mail, que será automaticamente adicionada ao final de cada e-mail que você redigir.

Falando sobre  “o que” deve ser incluído na assinatura , é algo que você deve decidir, pois varia de uma pessoa para outra. Dito isto, como regra geral, você pode incluir informações de contato (por exemplo, número oficial, email secundário), bem como links para seus perfis sociais . Em poucas palavras, uma assinatura deve servir como seu cartão de contato digital. Mas não sobrecarregue-o com muitas informações desnecessárias.

7. Confirme o recebimento de emails

O e-mail moderno avançou tanto que, ao pressionar o botão “Enviar”, você pode ter 200% de certeza de que chegará à caixa de entrada do destinatário, um ou dois segundos depois. No entanto, como em qualquer tecnologia, o email também pode sofrer (e ocasionalmente) de paralisações . Portanto, depois de receber um e-mail (especialmente se for importante), confirme o recebimento respondendo ao remetente com uma pequena mensagem.

Mesmo que não seja possível reconhecer todos os emails que você recebe, tente fazer isso. Mais importante, você deve confirmar o e-mail enviado por engano , pois o remetente pode estar aguardando uma resposta do outro lado. Isso alertará o remetente sobre o erro e também salvará alguns problemas no destinatário real do email.  

8. Use saudações adequadas

Ao conversar com as pessoas pessoalmente ou mesmo por telefone, sempre começamos a cumprimentá-las. E a mesma regra também é válida para e-mails, portanto, seus e-mails devem sempre ter saudações adequadas para os destinatários. Dependendo de quem você está enviando um e-mail, a saudação pode ser formal (por exemplo, Dear Mr. Johnson, Professor Keller) , ou informal (Olá Adam, Hi Jenna) . Da mesma forma, o final (por exemplo, Atenciosamente, Atenciosamente) deve ter o mesmo tom subjacente da saudação inicial, bem como a mensagem geral.

Vale a pena notar que você deve se abster de usar saudações extremamente informais e de uso diário (por exemplo, o que há?) Em e-mails . Escusado será dizer que é considerado pouco profissional.

9. Não use Responder sempre

Há momentos em que você recebe um email que também é enviado para vários outros destinatários (por exemplo, um aviso importante em uma empresa). Mas, ao responder a essas mensagens, você rapidamente usa a opção “Responder a todos” . Isso não apenas envia a resposta ao remetente original, mas a todos os outros que receberam o email, independentemente de a resposta ser destinada a eles . Essa é uma maneira perfeita de entupir as caixas de entrada dos destinatários.

Por esse motivo, tenha cuidado ao responder a e-mails com vários destinatários e use a opção “Responder” . Somente quando tiver 100% de certeza de que sua resposta é destinada a todos na lista de destinatários, você deverá usar a opção “Responder a todos”.

10. Use corretamente os campos Cc e Cco

Juntamente com o campo “Para”, os campos ” Cc ” e ” Cco ” são algo que qualquer pessoa que já tenha recebido um e-mail conhece. Mas mesmo depois disso, a maioria das pessoas acaba usando-as de maneira inadequada.  Aqui está uma descrição detalhada do que são e quando devem ser usados :

  • Cc: significa cópia em carbono. Se houver alguns destinatários para os quais você deseja enviar um email, mas não quiser que eles saibam que esse email é “apenas” para eles , digite os endereços de email nesse campo. Cada destinatário pode ver os endereços de email de outras pessoas no campo Cc.
  • Cco: abreviação de Blind Carbon Copy. Se houver vários destinatários que você deseja enviar um email, mas desejar que eles se vejam como os únicos destinatários do email , insira seus endereços de email nesse campo. Cada destinatário em um campo Cco pode ver apenas seu próprio endereço de e-mail, e não os outros. Esta opção é mais adequada para privacidade.

11. Responder a e-mails em tempo hábil

Dado o número de e-mails que recebemos diariamente, é quase impossível responder a todos eles imediatamente. No entanto, mesmo que um email seja um pouco baixo em sua prioridade, tente responder a ele em tempo hábil . Geralmente, isso deve ocorrer entre 24 e 48 horas após o recebimento de um email. E se você não conseguir responder aos emails por algum tempo (por exemplo, devido a uma interrupção), use o recurso de resposta automática ou de resposta automática de férias , que a maioria dos serviços de email possui.

12. Formate corretamente os emails antes de encaminhar

Assim que o botão “Encaminhar” é pressionado em um email, a mensagem inteira (incluindo imagens, texto desalinhado etc.) pode estar estranhamente recuada à direita e inserida em um email em branco, para que você possa digitar os IDs de email dos destinatários e envie-os. Isso não apenas atrapalha a formatação do email original, mas também introduz muitos espaços em branco e símbolos extras (>) no bloco de email encaminhado , o que, por sua vez, torna o email quase ilegível.

Para classificar, você deve formatar adequadamente o email encaminhado, quando incorporado a um email em branco . Isso inclui remover o espaço em branco extra, além de eliminar caracteres extras, linhas em branco e coisas assim.

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Use o e-mail da maneira como deve ser usado

Como é o principal meio de comunicação no mundo conectado à Internet de hoje, é extremamente importante que o Email seja usado de acordo com as regras adequadas, que incluem tudo, desde como você cumprimenta os destinatários até o estilo de fonte escolhido. E as etiquetas descritas acima o ajudam a fazer exatamente isso, criando assim uma experiência de e-mail melhor e produtiva. Então experimente-os e deixe-nos saber seus favoritos nos comentários abaixo.

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