15 dicas e truques legais do Excel que você deve tentar

30 de abril de 2020 0 163

Quase todo o trabalho que as pessoas realizam nos escritórios é realizado com a ajuda de um programa mágico chamado Microsoft Excel. Quando você o observa pela primeira vez, pode parecer um programa com apenas tabelas e slots para inserir dados, mas essa descrição não é suficiente para a real capacidade deste programa. O Excel pode fazer qualquer coisa, desde gerenciar suas contas de escritório até gerenciar os dados necessários para gerenciar um país inteiro, você só precisa saber como usá-los. Aqui neste artigo, são mencionadas algumas dicas e truques muito legais do Excel que podem ajudar muitos usuários a melhorar a maneira como eles usaram o Excel até a data.

1. Adicionando atalhos ao menu superior

Há muitas ferramentas que sempre desejamos ter apenas um clique de distância, mas principalmente precisamos fazer mais do que alguns cliques e também um pouco de pesquisa para chegar à ferramenta que desejamos usar. Se olharmos para o canto superior esquerdo da nossa janela do Excel, veremos um pequeno ícone do Excel, ao longo do qual haverá três ícones pequenos, um deles representando Salvar e os outros 2 sendo desfazidos e refazidos.

1. barra de ferramentas de acesso
Esses são os atalhos que o excel fornece para nossa facilidade, a outra coisa que o excel fornece é a opção de colocar mais atalhos nesse local. Para isso, clique em uma seta à direita de desfazer e refazer que diz Personalizar barra de ferramentas de acesso rápido quando você passa o mouse sobre ela.>

1. destaque>

Pressionando-o, você terá a opção de selecionar a ferramenta que deseja adicionar à sua barra de ferramentas de acesso rápido (o local no canto superior esquerdo em que salvar, desfazer e refazer estão presentes). Por exemplo, se clicarmos na opção ‘Novo’, obteremos o ícone para criar um novo arquivo em nossa barra de ferramentas.

1. menu>

2. Adicionando linhas diagonais

Podemos adicionar linhas diagonais em nossas células por um método simples de formatação que o excel permite. Para isso, tudo o que precisamos fazer é selecionar uma célula na qual desejamos adicionar uma linha diagonal. Ao selecionar a célula, precisaríamos abrir as opções clicando com o botão direito do mouse. Nas opções, precisaríamos clicar na opção Formatar células.

2. optoins - Truques do Excel>

Quando clicamos na opção Formatar células, veremos uma caixa de diálogo, na qual precisaremos clicar na opção de borda, destacada em vermelho, na faixa superior. Em seguida, podemos clicar na outra opção destacada que nos mostra o formato de uma linha diagonal na célula; existe outra na caixa de diálogo que você pode encontrar por conta própria.

2. janela de borda - Truques do Excel>

Pressionar ok após selecionar a linha diagonal, pois o estilo da borda criará uma linha diagonal na célula na qual pretendemos inserir nossa linha diagonal. Para adicionar texto acima e abaixo da linha diagonal, precisamos inserir algo na célula e em seguida, pressione Alt + Enter para levá-lo para a próxima linha e digite outra coisa na segunda linha que precisamos ter a seguir nossa linha diagonal. Um problema aqui é que precisamos cuidar do alinhamento do nosso texto acima e abaixo da linha diagonal usando a barra de espaço.

2. final da fronteira 3. Movendo e copiando dados de e para células. (usando arrastar e soltar junto com Ctrl)>

Sempre que digitarmos algo em uma célula no Excel, sempre podemos recortá-lo de um lugar para outro, primeiro clicando com o botão direito do mouse na célula e pressionando o recorte e colando-o em outra célula. Outro método eficiente para fazer o mesmo é usar o método de arrastar e soltar. Tudo o que você precisa fazer é acessar a célula que deseja mover e posicionar o cursor na borda da célula. Isso fará com que um símbolo com 4 setas apontando em todas as direções apareça (esse símbolo significa que agora você pode selecionar a célula e movê-la para onde quiser).

Se você clicar neste símbolo e levar o cursor para outra célula enquanto ainda o pressiona, verá que algo está vindo junto com o cursor. Então, finalmente, se você for para uma célula diferente e soltar o cursor, verá que o conteúdo das células seria movido para o novo local.

3. movimento 2>

Até agora discutimos como poderíamos mover dados de uma célula para outra, outra função que usamos bastante é a função de cópia. Podemos até fazer uma cópia usando esse método de arrastar e soltar, mas para isso precisaríamos pressionar Ctrl antes de clicar no símbolo sobre o qual falamos no texto acima. Isso fará com que um novo símbolo apareça, como mostrado na figura abaixo. Depois, mantenha a tecla Ctrl pressionada e tente arrastar e soltar a célula em outro lugar. Você verá que esse método copia o conteúdo da célula em vez de movê-la.

3. cópia 2 - Truque do Excel>

4. Restringindo entrada

O que acontece se desejamos apenas um conjunto específico de valores em nossa planilha e um valor de dados proveniente de fora do intervalo pretendido é exibido? Isso acontece muitas vezes durante o trabalho em projetos, e isso causa problemas com os resultados finais que pretendemos obter. Para garantir que apenas um determinado conjunto de valores seja adicionado, precisamos da validação de dados. O que faz é que nos permite restringir o intervalo e o tipo de dados que usamos como entrada para o nosso sistema.

Para usar a função de validação de dados, é necessário selecionar as células nas quais a restrição será implementada e, na faixa superior, precisaríamos clicar nos dados.

4. validação de dados >

Ao clicar nos dados, precisamos clicar em Validação de dados, conforme mostrado na imagem. Isso nos levará à caixa de diálogo na qual podemos definir os valores que queremos para o nosso sistema. Em seguida, precisaremos selecionar o tipo de entrada que gostaríamos de permitir nas células selecionadas, clicando na opção de permissão na caixa de diálogo.

4. caixa de validação de dados>

4. caixa final>

Por exemplo, se selecionarmos números inteiros, seremos solicitados a selecionar o intervalo de números inteiros que gostaríamos de permitir. Fazendo isso, apenas poderíamos inserir dados no intervalo que mencionamos. Tomando um exemplo, consideramos o intervalo entre 12 e 111.

4. erro>

No exemplo que usamos, você pode ver que, ao inserir um valor fora desse intervalo, ou seja, 222, estamos recebendo um erro de que o valor é inválido e uma restrição foi colocada pelo usuário nos valores que podem ser inseridos nesta célula.

5. Obter mais estatísticas na barra na parte inferior

Sempre que usamos o Excel para inserir dados em nossas tabelas na forma de números, vemos certas estatísticas ou um tipo de resumo na barra de status abaixo, geralmente ele carrega a média, a contagem e a soma dos dados que selecionamos a qualquer momento ponto do tempo.

O Excel nos fornece mais algumas opções para o resumo que obtemos na barra de status. Para explorá-lo ao máximo, é possível fazer isso clicando com o botão direito do mouse em qualquer lugar da barra de status. muitas opções entre as quais seriam as opções adicionais que se destacam nos fornecem o resumo dos dados que selecionamos. Podemos escolher entre Média, Contagem, Contagem Numérica, Mínimo, Máximo e Soma. Na imagem, podemos ver a aparência da nossa barra de status quando selecionamos para visualizar a maioria das opções disponíveis.

5. opções de resumo destacadas>

6. Transformando a Caixa (Maiúscula, Minúscula) do Texto

Existe uma pequena função que podemos usar para transformar o caso do nosso texto, a função é bastante fácil de usar, tudo o que você precisa fazer é digitar ‘ UPPER (texto / célula) ‘ para maiúsculas, ‘ Lower (texto / célula) ‘ para minúsculas e finalmente ‘ Proper (texto / célula) ‘ para tornar a primeira letra da palavra maiúscula. Seu uso pode ser visto nas imagens abaixo, com células mostrando o uso Superior, Inferior e adequado, juntamente com a saída final que obtêm dele.

6. maiúscula
Caso SUPERIOR
>
6. letras minúsculas
minúsculas
>
6. veja adequado
Adequado
>

7. Organize o texto de diferentes células usando ‘&’

Podemos adicionar texto de células diferentes a uma única célula usando simplesmente ‘e’, ​​para isso tudo o que precisamos fazer é começar a escrever na célula com ‘=’ e clicar nas células uma a uma que precisamos adicionar a Em nossa nova célula, também precisaríamos adicionar ‘&’ depois que clicarmos em cada célula a ser adicionada, pois ele adicionará o nome da célula na qual clicamos. Portanto, será parecido com o da imagem abaixo.

7. Organize o texto de diferentes células usando '&'>

7. Organize o texto de diferentes células usando '&'>

8. Adicionando várias linhas ou colunas de uma só vez

Todos nós sabemos como adicionar uma linha ou coluna ao nosso documento do Excel, mas o que também precisamos entender é que, na verdade, podemos adicionar várias linhas ou colunas de uma só vez, em vez de adicionar uma coluna ou uma linha de cada vez. repetindo o processo novamente e novamente.

Para isso, primeiro precisamos selecionar o número de linhas que gostaríamos de adicionar, por exemplo, se precisar adicionar 4 novas linhas à nossa tabela já existente, selecionaremos 4 linhas (abaixo / acima das quais precisamos adicionar linhas) e clique com o botão direito do mouse e clique em Inserir. Ele abrirá uma pequena caixa de diálogo, permitindo selecionar a ação exata que precisamos executar nas linhas / colunas selecionadas.

Adicionando várias linhas ou colunas de uma só vez>

Se pressionarmos a linha inteira na caixa de diálogo, adicionaremos 3 linhas em nossa tabela. Você pode brincar com a caixa de diálogo Inserir para ver quais outras opções estão reservadas para você.

Adicionando várias linhas ou colunas de uma só vez>

9. Usando a correção automática

Se você tem o hábito de usar o SMS ou, em outras palavras, uma linguagem curta em qualquer lugar que digita, ou se tem um histórico ruim de cometer erros de ortografia para determinadas palavras, pode usar o recurso de correção automática do MS Excel em seu conveniência. Para usá-lo, primeiro você precisa ir para Arquivo> Opções> Revisão> Opções de AutoCorreção . Aqui você verá uma caixa de diálogo que permitirá inserir um texto a ser substituído pelo texto com o qual você deseja substituí-lo. Você pode adicionar qualquer palavra que soletrar incorretamente, por exemplo, eu posso colocar ‘frnz’ como uma palavra a ser substituída pela palavra ‘friends’, e toda vez que eu usar a ortografia errada (frnz), a correção automática será corrigida (colocando amigos em seu lugar).

Usando a correção automática>

10. Extraindo Dados da Página da Web Usando Dados-> Da Web

Já imaginou como será extrair dados diretamente de um site, digamos que você veja um site e deseje analisar uma coisa específica dos dados presentes nessa página específica. Por exemplo, se pegarmos um site com alguns nomes de professores e continuarmos a transformar essa página da Web diretamente em dados do Excel usando uma ferramenta on-line comoisto, o que obteremos é uma tabela com alguns dados convertidos e, finalmente, podemos baixá-lo como um arquivo .csv para ser visualizado no excel. Nos dados que temos na imagem abaixo, podemos ver todos os dados que tínhamos no site de forma bem organizada e tabulada.

Essa técnica também pode ser usada para páginas com enormes quantidades de dados, que podemos analisar facilmente no Excel.

11. Criando histograma de dados usando a opção de análise de dados

Para criar um histograma, primeiro precisamos adicionar um suplemento ao nosso excel. Para isso, primeiro você precisa ir para Arquivo> Opções> Suplementos . Depois de ver a janela / opções de suplementos, precisamos garantir que os Suplementos do Excel estejam selecionados na opção Gerenciar, na parte inferior da caixa de diálogo das opções. Lá, quando selecionamos Suplementos do Excel, precisamos selecionar ir para obter uma caixa de diálogo para Suplementos. Nessa caixa de diálogo, precisamos verificar o Analysis ToolPak e clicar em OK.

11. add ins>

11. caixa de diálogo add ins>

Depois de concluir os pré-requisitos acima, precisaremos ir para a opção Análise de dados na seção de análise em Dados . Clicar nele abrirá uma pequena caixa de diálogo denominada Análise de Dados. Nessa caixa de diálogo, precisamos selecionar o histograma e clicar em OK. Em seguida, solicitará que coloquemos um intervalo de dados com base nos quais desejamos criar nosso histograma. Podemos então selecionar as opções apropriadas para criar o histograma que desejamos criar.

11. ação>

11. caixa de diálogo ação>

11. opções de histograma>

12. Formatação condicional

A formatação condicional é uma ferramenta poderosa que o Excel incorpora, como o nome sugere, a formatação condicional formata células em determinadas condições, por exemplo, se tivéssemos que destacar os alunos que falharam em um exame na classe com vermelho, usaríamos condicional formatação.

12. opção de seleção
Para isso, precisaríamos selecionar as células a serem formatadas e, em seguida, clicaremos na opção de formatação condicional e, em seguida, clicaremos em uma nova regra para criar uma nova regra a ser implementada em nossos dados. No exemplo abaixo, todos os números de rolo com marcas entre 0 e 40 serão marcados com um vermelho.>

12. caixa de diálogo formatação>

 

13. Usando o identificador de preenchimento para copiar a formatação (formatação avançada)

Um identificador de preenchimento é uma ferramenta que nos mostra o quão bem é feito o software chamado excel; ele está entre as ferramentas mais fáceis de usar no excel; ainda assim, o tipo de trabalho realizado é muito mais do que muitas das ferramentas complicadas que temos por aí. Imagine como você se sentiria se lhe dissessem que precisa apenas formatar uma ou duas células e todas as outras células seriam tratadas apenas com um clique e um arrasto. O que faz é procurar um padrão nas células e, à medida que você o arrasta, preenche os valores que considera adequados.

13. células iniciais>

Para usar a alça de preenchimento, você precisa ir para o canto inferior direito da sua célula ou das células selecionadas e verá um ‘+’ sólido. Se você segurá-lo e arrastá-lo, verá a mágica acontecendo.

Agora, várias opções permitidas na formatação com uma alça de preenchimento são explicadas abaixo.

Nas imagens abaixo, você pode ver as opções que você obtém ao preencher determinadas células usando uma alça de preenchimento; as opções incluem Copiar células, Preencher série, Preencher formatação somente e Preencher sem formatação. Você pode ver o que as três últimas opções fazem nas imagens que acompanham este ponto.

Preencher série
Preencher série
>
preencher apenas a formatação
Preencher apenas a formatação
>
Preencher sem formatação
Preencher sem formatação
>

14. Ter uma cópia transposta ao vivo de uma tabela

Sabemos como obter uma cópia transposta de nossos dados. Se alguns de vocês não se preocuparem, basta copiar os dados que deseja transpor e, ao colar, procure as opções de colagem e clique em transpor. obterá uma versão transposta. Sendo este um tipo de operação normal de copiar e colar, apenas criará uma versão transposta fixa da tabela original.

14. ser transposto>

Para criar uma versão ao vivo dos seus dados, você precisará fazer um pouco mais do que apenas copiar e colar. Para isso, primeiro você precisa ver quantas linhas e colunas possui e, em seguida, selecionar uma versão transposta dessas muitas colunas e linhas. Por exemplo, nas imagens abaixo, você pode ver os dados a serem copiados com 9 linhas e 2 colunas, e a área que selecionamos depois disso possui 9 colunas e 2 linhas.

14. fórmula inserida>

Ao selecionar essas novas colunas e linhas, você precisará digitar = Transpose (‘coordenadas do canto superior esquerdo das células de dados’: ‘Coordenadas do canto inferior direito das células de dados’), nas imagens abaixo, elas por acaso são a1 e b9, então a equação a ser inserida se torna ‘= Transpose (A1: B9)’, ao inserir essa equação, você precisa pressionar ‘ Shift + Ctrl + Enter ‘ e verá a mágica acontecer .

14. shift ctrl enter>

Assim, uma nova tabela transposta é criada, mas é uma cópia ao vivo da original, ou seja, se você fizer alterações na original, também haverá alterações nessa tabela . Como você pode ver nas imagens abaixo, quando os dados em B6 são alterados, os dados em L10 são alterados automaticamente. Uma pequena desvantagem é que você não pode copiar o formato que os dados da tabela original tinham, e é bem evidente pelo fato de que duas células amarelas não carregaram sua cor amarela nas cópias transpostas ao vivo.

14. valor alterado mostra>

15. Entrada de Microcartões Sparkline

Os microcartões Sparkline são pequenos gráficos ou tabelas que você pode colocar em uma célula. Eles foram introduzidos no MS Word 2010 e podem melhorar bastante a capacidade de visualização dos nossos dados do Excel. Para criar um, você precisa primeiro selecionar os dados a partir dos quais deseja criar uma linha de sparkline e, em seguida, ir para Inserir> Linha .

15. opção de linha>

Lá, você será solicitado a inserir o local de destino do seu gráfico de sparkline. Depois de inserir o destino, você terá um belo gráfico de sparkline esperando por você.

15. saída selecionada>

15. final>

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Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender alguns truques muito legais sobre o Excel que você não conhecia. Se você tiver alguma dúvida, não hesite em perguntar na seção de comentários.

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